Kenali CoA & pentingnya Type
Chart of accounts (CoA) adalah daftar semua akun yang dipakai mencatat transaksi di buku besar — buka di Accounting ‣ Configuration ‣ Chart of Accounts, bisa diurut per Code, Nama, atau Type.
Kolom Type adalah konfigurasi paling kritis pada sebuah akun, karena ia sekaligus: menjelaskan perilaku akun, menentukan posisinya di laporan legal & finansial, mengatur aturan tutup tahun fiskal, dan membentuk jurnal pembuka. Korelasinya dengan laporan:
| Laporan | Kategori | Contoh Account Type |
|---|---|---|
| Balance Sheet | Assets | Receivable (piutang), Bank & Cash, Current/Fixed Assets, Prepayments |
| Balance Sheet | Liabilities | Payable (utang), Credit Card, Current/Non-current Liabilities |
| Balance Sheet | Equity | Equity, Current Year Earnings |
| Profit & Loss | Income | Income, Other Income |
| Profit & Loss | Expense | Expense, Depreciation, Cost of Revenue |
| Other | Other | Off-Balance Sheet |
Akun bertipe Income/Expense bermuara ke laporan laba-rugi; akun bertipe aset/liabilitas/ekuitas bermuara ke neraca. Salah memilih Type berarti angka muncul di laporan yang salah — periksa Type dulu setiap membuat akun baru.
Atur journal per jenis transaksi
Odoo memakai enam tipe journal untuk mengorganisir catatan: Bank, Cash, Credit Card, Sales, Purchase, Miscellaneous. Setiap kartu di Accounting Dashboard adalah satu journal — edit lewat ikon ⋮ › Configuration, atau Accounting ‣ Configuration ‣ Journals. Tiap journal wajib punya Short Code unik (1–5 karakter) yang menjadi awalan nomor dokumennya.
Kolom kunci per tipe:
- Sales — Default Income Account: dipakai invoice di journal ini, kecuali dioverride (Langkah 03). Opsi Dedicated Credit/Debit Note Sequence memberi penomoran terpisah berawalan R untuk credit note.
- Purchase — Default Expense Account: dipakai vendor bill, kecuali dioverride.
- Bank/Cash — tab Incoming/Outgoing Payments: akun Outstanding Receipts/Payments per metode pembayaran. Jika diisi rekening bank utama, invoice langsung Paid saat payment dicatat; jika dikosongkan, pencatatan payment tidak membuat jurnal sama sekali.
- Miscellaneous — untuk entri di luar semuanya, termasuk jurnal manual.
Tipe yang sama boleh punya beberapa journal — dua journal Bank untuk dua rekening berbeda, atau dua journal Sales untuk memisahkan pendapatan B2B dan B2C. Laporan per segmen jadi tinggal filter per journal.
Korelasi: dari mana income & expense account diambil
Saat sebuah baris invoice atau bill diposting, Odoo mencari akun pendapatan/beban dengan urutan prioritas — yang lebih spesifik menang:
| Prioritas | Sumber | Di mana disetel |
|---|---|---|
| 1 | Baris invoice/bill | Kolom Account pada baris dokumen (override sekali pakai) |
| 2 | Produk | Form produk › tab Accounting › Income / Expense Account |
| 3 | Product category | Inventory ‣ Configuration ‣ Product Categories › Account Properties |
| 4 | Journal | Default Income Account (Sales) / Default Expense Account (Purchase) |
Praktik yang sehat: biarkan produk mewarisi dari product category (satu tempat, konsisten — sejalan dengan panduan Inventory Valuation & AVCO), gunakan override per produk hanya untuk pengecualian, dan biarkan default journal menjadi jaring pengaman terakhir.
Akun yang dipilih sebagai income account harus bertipe Income/Other Income, dan expense account bertipe Expense — di situlah Bagian A dan B bertemu: journal & produk menunjuk akunnya, Type akun menentukan muaranya di laporan.
Baca hasilnya di laporan
Semua konfigurasi di atas bermuara ke menu Accounting ‣ Reporting:
- Profit and Loss — rincian pendapatan dan beban: semua transaksi yang menyentuh akun bertipe Income/Expense berkumpul di sini. Kalau penjualan produk tertentu masuk ke pos yang salah, telusuri balik hierarki di Langkah 03.
- Balance Sheet — ringkasan aset, liabilitas, dan ekuitas pada satu titik waktu: piutang (Receivable), utang (Payable), bank, persediaan, hingga laba tahun berjalan.
Untuk memeriksa selisih nilai persediaan versi akuntansi vs versi gudang, ada Accounting ‣ Review ‣ Inventory Valuation — klik Generate Entry untuk membuat jurnal penyeimbangnya. Menu Review yang sama juga mendaftar dokumen yang butuh accrual: Bill To Receive, Invoices To Be Issued, Billed Not Received, dan Invoiced Not Delivered.
Satu garis dari produk ke laporan
- CoA Type — menentukan akun tampil di Balance Sheet atau Profit & Loss.
- Journal — mengorganisir transaksi per jenis; menyimpan income/expense account default.
- Hierarki akun — baris dokumen > produk > product category > journal.
- Reporting — P&L dan Balance Sheet hanyalah cermin dari tiga keputusan di atas.
Kalau laporan terlihat aneh, jangan mulai dari laporannya — mulai dari Type akun dan hierarki akunnya; laporan akan membereskan dirinya sendiri.