Buat kontak vendor
Buka aplikasi Contacts lalu klik New. Pada form kontak:
- Pilih tipe kontak: Company untuk perusahaan vendor, atau Person untuk perorangan. Kontak Person bisa ditautkan ke sebuah Company.
- Isi nama — satu-satunya kolom yang wajib; nama inilah yang tampil di seluruh database.
- Lengkapi email (dipakai saat mengirim RFQ), nomor telepon dengan kode negara, dan alamat.
Tambahkan PIC & alamat lain
Di tab Contacts pada form kontak, klik Add Contact untuk menambahkan orang atau alamat yang terkait dengan vendor tersebut. Pada jendela Create Contact, pilih jenisnya:
- Contact — orang (PIC) di perusahaan itu, lengkap dengan jabatan.
- Invoice — alamat khusus penagihan.
- Delivery — alamat khusus pengiriman.
- Other — alamat alternatif lainnya.
Isi nama, alamat, email, dan telepon, lalu Save & Close — atau Save & New untuk langsung menambah alamat berikutnya.
Atur preferensi pembelian vendor
Masih di form kontak, buka tab Sales & Purchase dan gulir ke bagian Purchase. Pengaturan di sini otomatis mengikuti setiap transaksi dengan vendor tersebut:
- Payment Terms — termin pembayaran (mis. 30 hari).
- Payment Method — metode pembayaran yang disukai.
- Supplier Currency — mata uang untuk pembelian dari vendor ini.
- Buyer — pengguna yang selalu ditugaskan menangani RFQ vendor ini.
- Receipt Reminder — pengingat otomatis menjelang jadwal penerimaan barang.
Data vendor yang rapi adalah fondasi purchase order yang cepat: termin, mata uang, dan pengingat terisi sendiri di setiap RFQ — tidak perlu diketik ulang, tidak ada yang terlewat.
Kenali dasbor RFQ
Pembelian di Odoo berawal dari request for quotation (RFQ) — permintaan penawaran ke vendor — yang setelah dikonfirmasi berubah menjadi purchase order (PO). Buka Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation.
Dasbor menampilkan ringkasan status semua RFQ dan PO perusahaan, plus tiga tombol saring cepat:
- To Send — RFQ yang belum dikirim ke vendor.
- Waiting — sudah dikirim via email, menunggu konfirmasi vendor.
- Late — RFQ/PO yang melewati Order Deadline.
Buat RFQ & isi produknya
Klik New di kiri atas dasbor. Pada form yang muncul:
- Pilih Vendor — kontak yang sudah dirapikan di Bagian A.
- Isi Vendor Reference (opsional) — nomor order/surat jalan dari vendor, memudahkan pencocokan saat barang tiba.
- Tentukan Order Deadline — batas tanggal vendor mengonfirmasi kesanggupan. Expected Arrival terhitung otomatis dari deadline ini plus lead time vendor.
Lalu di tab Products, klik Add a product dan ketik nama produk atau pilih dari daftar. Jika vendor sudah terpasang di produk (lihat panduan Produk untuk Sales & Purchase), harga satuan terisi otomatis.
Produk belum ada di database? Ketik namanya langsung di kolom Product lalu pilih Create (isi harga manual) atau Create and edit… untuk membuka form produk lengkap. Ada juga tombol Catalog untuk menelusuri katalog produk milik vendor terpilih dan menambahkannya seperti keranjang belanja.
Kirim RFQ, konfirmasi jadi PO
Klik Send by Email — jendela email muncul dengan template Purchase: Request for Quotation yang siap dikirim ke alamat email vendor (dari aplikasi Contacts). Setelah terkirim, RFQ berpindah ke tahap RFQ Sent. Butuh salinan fisik? Print RFQ mengunduh versi PDF-nya.
Begitu vendor setuju, klik Confirm Order — RFQ langsung berubah menjadi purchase order aktif, dan kolom Order Deadline berganti menjadi Confirmation Date.
Saat barang tiba, klik Receive Products untuk mencatat penerimaannya.
Jika aplikasi Inventory terpasang, konfirmasi PO otomatis membuat dokumen penerimaan (receipt) lengkap dengan info produk dan perkiraan tanggal tiba. Tagihan vendor (vendor bill) juga dibuat sesuai pengaturan aplikasi Purchase — saat barang dipesan atau saat barang diterima.
Seluruh komunikasi tercatat di chatter pada form PO: email dengan vendor, catatan internal, dan aktivitas — jejak lengkap tanpa perlu mencari di inbox.