Terbitkan invoice pelanggan
Draft invoice bisa dibuat langsung dari sales order (tombol Create Invoice — lihat panduan Sales Order & Customer) atau manual dari journal Customer Invoices di Accounting Dashboard. Pastikan kolom-kolom kuncinya terisi:
- Customer — Odoo otomatis menarik alamat penagihan, termin, dan akun piutang dari data kontak.
- Invoice Date — jika dikosongkan, terisi tanggal hari ini saat konfirmasi.
- Due Date / Payment Terms — kapan pelanggan harus membayar.
- Journal dan Currency — terisi otomatis, bisa diubah bila perlu.
Klik Confirm — status menjadi Posted, jurnal akuntansi terbentuk, dan invoice mendapat nomor unik dari sekuens. Lalu klik Send untuk mengirimkannya ke pelanggan.
Invoice yang sudah dikonfirmasi tidak bisa diubah — gunakan Reset to draft bila perlu revisi. Saat pertama kali mengirim, jendela Configure your document layout muncul; di sana juga bisa mengaktifkan QR Code agar pelanggan membayar lewat aplikasi perbankan cukup dengan memindai.
Catat vendor bill
Tagihan dari vendor dicatat sebagai vendor bill. Dua cara membuatnya:
- Manual — Accounting ‣ Vendors ‣ Bills › New, atau klik New pada journal Purchases di Accounting Dashboard.
- Otomatis — kirim tagihan ke alias email journal pembelian, atau unggah PDF-nya; dokumen tampil di sisi kanan layar sehingga pengisian tinggal menyalin. Tagihan hasil pindai bisa didigitalisasi otomatis (butuh kredit IAP) dan dicocokkan dengan purchase order.
Kolom penting saat melengkapi: Vendor, Bill Reference (nomor order dari vendor — dipakai mencocokkan barang saat diterima), Auto-Complete (salin dari bill/PO lama), Bill Date, dan Due Date / Payment Terms. Klik Confirm — status menjadi Posted dengan nomor unik.
Untuk vendor tepercaya, bill bisa terposting otomatis: buka kontak vendornya, tab Accounting › Auto-post bills, pilih Always atau Ask after 3 validations without edits.
Catat pembayaran
Dari invoice atau bill yang sudah Posted, klik Pay. Pada jendela yang muncul:
- Pilih Journal (mis. Bank) dan Payment Date.
- Payment Method terisi otomatis dari preferensi kontak, bisa diganti.
- Amount mengikuti cicilan termin pembayaran — klik full amount untuk melunasi sekaligus, atau ubah nilainya untuk pembayaran sebagian.
- Klik Create Payment.
Setelah tercatat, dokumen berstatus In payment. Statusnya baru menjadi Paid setelah pembayaran dicocokkan dengan transaksi bank — babak terakhir di bawah. Detail pembayaran bisa dilihat lewat smart button Payments.
Jika akun bank utama dipasang sebagai outstanding account pada metode pembayaran journal bank, pembayaran penuh langsung mengubah status menjadi Paid tanpa menunggu rekonsiliasi bank. Praktis untuk usaha yang tidak memakai sinkronisasi rekening koran.
Buka tampilan Bank Matching
Rekonsiliasi bank adalah proses memvalidasi transaksi bank — mencocokkan uang yang benar-benar masuk/keluar rekening dengan invoice, bill, dan payment di sistem. Dari Accounting Dashboard, pada kartu journal Bank:
- Klik nama journal atau tombol Transactions — semua transaksi, termasuk yang sudah dicocokkan; atau
- Klik tombol x to reconcile — hanya transaksi yang belum dicocokkan.
Tampilan Bank Matching menyusun transaksi per baris, terbaru di atas — masing-masing dengan tanggal, label, partner (jika ada), tombol aksi, dan nominal.
Cocokkan transaksinya
Sebisa mungkin Odoo mencocokkan otomatis: label transaksi dibandingkan dengan nomor invoice/bill/payment, atau — bila partner-nya diketahui — dicocokkan berdasarkan nominal (urutan aturannya: exact match, discounted match untuk diskon pembayaran awal, lalu amount in label). Reconciliation models menangani pola rutin seperti biaya admin bank.
Untuk sisanya, cocokkan manual:
- Bentangkan baris transaksi yang belum cocok untuk melihat tombol aksinya.
- Tentukan lawannya: pilih dari existing items (invoice/bill/payment yang cocok), set akun secara manual, cocokkan dengan batch payment, atau pakai tombol reconciliation model.
- Jika masih belum seimbang, tambah item lawan lain — atau write off sisanya ke akun tertentu (mis. biaya bank).
Begitu transaksi bank tercocokkan, invoice atau bill terkait resmi berstatus Paid. Lingkaran tertutup: tagihan, pembayaran, dan rekening bank bercerita angka yang sama.
Tiga babak, satu alur
- Posted — invoice/bill dikonfirmasi, jurnal terbentuk, nomor unik terbit.
- In payment — pembayaran dicatat lewat tombol Pay.
- Paid — pembayaran cocok dengan transaksi bank di Bank Matching.
Status di dokumen selalu jujur terhadap posisi uang sesungguhnya — itulah gunanya rekonsiliasi.